Вы планируете организацию мероприятия? В WBA Digest мы поделились с вами тем, какие моменты важно учитывать при составлении бюджета!
Этапы составления бюджета:
1. Определяем цель и формат мероприятия - от этого зависит весь дальнейший бюджет. Необходимо понять, будет ли это корпоративное мероприятие, свадьба, конференция, ланч, выставка или концерт, так как каждый формат требует разных затрат.
2. Определяем количество гостей - это поможет нам понять необходимый масштаб мероприятия и оценить количество кейтеринга, столов и стульев и т. д.
3. Устанавливаем максимальный бюджет - обязательно определяем нашу финансовую границу. Это позволит нам понять, сколько можем потратить на каждую статью расходов.
4. Составляем смету расходов - разбиваем бюджет на основные статьи расходов, учитывая все возможные затраты.
5. Согласовываем бюджет с заказчиком или руководителем - важно убедиться, что все стороны удовлетворены финансовыми планами и готовы к сотрудничеству.
Основные статьи расходов:
1. Площадка - аренда места проведения, декорации, стенды, фоны, экраны.
2. Оборудование - звуковое и видео оборудование, мебель, техника, световое оборудование, проекционное оборудование.
3. Расходы на персонал - оплата работы организаторов, ведущих, хостес, переводчиков, звукорежиссеров, волонтеров.
4. Затраты на PR-кампанию - рекламные материалы, реклама в социальных сетях, печатная реклама в журналах, наружная реклама.
5. Меню и кейтеринг - питание и напитки для гостей, кухонное оборудование, столовое приборы.
6. Активности - развлечения и различные мероприятия для гостей, аренда шоу-программы, фейерверки, аниматоры.
7. Затраты на полиграфические материалы - билеты, плакаты, листовки, бейджи и другие материалы.
8. Праздничная программа - артисты, музыканты, танцоры, шоумены.
9. Транспортные расходы - трансфер для гостей, аренда автомобилей и так далее.
10. Подарки для гостей или призы для конкурсов, сувенирная продукция.
11. Оплата охраны мероприятия - безопасность гостей и имущества, круглосуточный контроль.
Учитывая все эти моменты, вы сможете точно спланировать бюджет и успешно провести мероприятие!
Этапы составления бюджета:
1. Определяем цель и формат мероприятия - от этого зависит весь дальнейший бюджет. Необходимо понять, будет ли это корпоративное мероприятие, свадьба, конференция, ланч, выставка или концерт, так как каждый формат требует разных затрат.
2. Определяем количество гостей - это поможет нам понять необходимый масштаб мероприятия и оценить количество кейтеринга, столов и стульев и т. д.
3. Устанавливаем максимальный бюджет - обязательно определяем нашу финансовую границу. Это позволит нам понять, сколько можем потратить на каждую статью расходов.
4. Составляем смету расходов - разбиваем бюджет на основные статьи расходов, учитывая все возможные затраты.
5. Согласовываем бюджет с заказчиком или руководителем - важно убедиться, что все стороны удовлетворены финансовыми планами и готовы к сотрудничеству.
Основные статьи расходов:
1. Площадка - аренда места проведения, декорации, стенды, фоны, экраны.
2. Оборудование - звуковое и видео оборудование, мебель, техника, световое оборудование, проекционное оборудование.
3. Расходы на персонал - оплата работы организаторов, ведущих, хостес, переводчиков, звукорежиссеров, волонтеров.
4. Затраты на PR-кампанию - рекламные материалы, реклама в социальных сетях, печатная реклама в журналах, наружная реклама.
5. Меню и кейтеринг - питание и напитки для гостей, кухонное оборудование, столовое приборы.
6. Активности - развлечения и различные мероприятия для гостей, аренда шоу-программы, фейерверки, аниматоры.
7. Затраты на полиграфические материалы - билеты, плакаты, листовки, бейджи и другие материалы.
8. Праздничная программа - артисты, музыканты, танцоры, шоумены.
9. Транспортные расходы - трансфер для гостей, аренда автомобилей и так далее.
10. Подарки для гостей или призы для конкурсов, сувенирная продукция.
11. Оплата охраны мероприятия - безопасность гостей и имущества, круглосуточный контроль.
Учитывая все эти моменты, вы сможете точно спланировать бюджет и успешно провести мероприятие!