В современном мире электронная почта остается одним из самых распространенных средств коммуникации, поэтому в данной статье мы рассмотрим основные принципы этикета электронной почты и дадим рекомендации по их соблюдению.
- Тема письма: на почту нам зачастую приходит много рекламы и спама, поэтому, чтобы человек четко отделил эти письма от вашего, важно написать конкретную и понятную тему письма. Например: “Презентация для конференции от ФИО”, “Вопросы по проекту от ФИО” и т. д.
- Приветствие и обращение: первым делом в самом письме важно поприветствовать получателя. Рекомендуем писать простое “Здравствуйте”, вместо “Доброе утро”, “Добрый день” и т. д., так как вы не знаете наверняка, когда человек получит ваше письмо. Также не забудьте написать имя того, кому вы пишете, иначе может возникнуть ощущение, что это массовая рассылка. Кроме того, проверьте правильность имени. Если вы напишете имя другого человека, то это может обидеть получателя и негативно повлиять на ваши дальнейшие отношения.
- Стиль общения: пишите четко и кратко, без лишней воды. Выделяйте важные моменты жирным шрифтом. Учитывайте также и необходимость формальности в общении. Если вы работаете в молодежной компании, то вам может подойти более лояльный стиль общения, однако в более крупных и серьезных компаниях это вряд ли будет приемлемо.
- Ошибки в тексте: несмотря на то, что мы знаем о существовании простых опечаток, ошибки в тексте письма могут создать у нас ощущение, что отправитель – неграмотный человек. Во избежание этого тщательно проверяйте ваши письма на грамматические и другие ошибки перед отправкой.
- Подпись: зачастую в конце письма принято писать: «С уважением» и имя с фамилией, а также можно указать должность и название компании. Кроме того, употребляется: “Заранее благодарю” и имя, если в вашем письме вы о чем-то просите человека. Также в конце письма вы можете вставить все необходимые контакты для связи с вами.
- Время отправки писем: не стоит отправлять письма в нерабочее время, думая, что “это ничего страшного, я же не жду от человека мгновенного ответа. Пусть даст обратную связь завтра, когда будет на рабочем месте”. Это не совсем корректно. У человека могут быть включены уведомления на случай срочных сообщений, и тогда ваше письмо, вероятно, отвлечет его в не самый подходящий момент.
- Дополнительные файлы: если вы хотите прикрепить к письму изображение или документ, то делайте это сразу же в первом письме, т. е. не отправляйте их отдельным письмом, чтобы не загружать почту человека.