Чеклист для успешного мероприятия: что важно проверить перед началом ивента

Перед проведением мероприятия важно убедиться, что все под контролем. Чеклист WBA Digest поможет вам перепроверить все важные детали, чтобы ничто не омрачило ваш успех.

1) Команда:

- Убедитесь, что у вас полностью собрана команда, включающая всех необходимых специалистов, и все задачи распределены.

- Назначьте людей, которые могут взять на себя ответственность в случае чрезвычайной ситуации.

2) Завоз всех необходимых материалов:

- Будьте уверены, что все необходимые предметы, оборудование, призы, полиграфия и мерч уже доставлены или вы точно знаете дату и время их доставки.

- Поддерживайте связь с поставщиками и ответственными лицами, чтобы быть в курсе текущего состояния доставки.

3) Платежи и договоры:

- Проверьте, что все счета своевременно оплачены, и у вас есть копии подтверждений об оплате.

- Убедитесь, что все договоры, связанные с мероприятием, подписаны и хранятся в безопасном месте.

4) Взаимодействие с партнерами:

- Проверьте, что все партнеры и спонсоры имеют актуальную информацию о мероприятии.

- Убедитесь, что все договоренности с партнерами уточнены и подтверждены.

5) Подготовка спикеров и презентаций:

- Убедитесь, что спикеры хорошо осведомлены о дате и времени их выступления и получили билеты

- Также убедитесь, что спикеры выслали вам свои презентации заранее для их проверки.

6) Тестирование оборудования:

- Проверьте, что все необходимое оборудование привезено и находится в рабочем состоянии.

- Отведите время для тестирования и настройки техники, чтобы избежать неприятных сюрпризов во время мероприятия.

7) Монтаж и оформление:

- Убедитесь, что все работы по монтажу и застройке места проведения мероприятия завершены.

- Проверьте, что все необходимые декорации, вывески и информационные материалы установлены в нужных местах.

8) Дополнительные материалы:

- Убедитесь, что все волонтеры, члены команды и другие участники получили подробные памятки с инструкциями и указаниями.

- Удостоверьтесь, что они хорошо осведомлены о своих ролях и обязанностях во время мероприятия.

9) Напоминания и информирование участников:

- Правильно организуйте отправку напоминаний о мероприятии участникам.

- Разошлите всем участникам информацию о месте и времени проведения, схемы проезда и любую дополнительную информацию, которая может быть им полезна.